Contracten opmaken

Een artiest die je programmeert op jouw evenement, dient meestal vergoed te worden.

Bij om het even welk bedrag zal je daarvoor bepaalde regels in acht moeten nemen.

 

Voor kleine artistieke prestaties gaat het om kleine vergoedingsregelingen.
Als je binnen de grenzen van deze regeling blijft, hoef je geen werkgeversverplichtingen te vervullen en niet te bewijzen dat het om onkosten gaat.

Volgende voorwaarden dienen daarbij gerespecteerd te worden:

  • Je mag maximaal € 100 per artiest en per artistieke prestatie betalen,
  • De artiest doet niet meer dan zeven dagen na elkaar een beroep op deze regeling,
  • De artiest doet niet meer dan 30 dagen per jaar een beroep op deze regeling,
  • De artiest ontvangt maximaal € 2000 per jaar aan kleine vergoedingen.

Onder deze voorwaarden hoef je als organisator/opdrachtgever en kunstenaar geen sociale en fiscale bijdragen te betalen.

 

Een regeling die kleine vergoedingsregelingen overstijgt, noemt men een reële onkostenvergoeding.
Deze vergoedingen zijn wel onderworpen aan sociale en fiscale bijdragen tenzij je kan aantonen dat het om een vergoeding gaat van werkelijk gemaakte kosten, bijvoorbeeld aan de hand van facturen.

 

Als organisator kan je ook een oplossing vinden binnen de onkostenregeling voor vrijwilligers.  In dit geval kan je een forfaitair bedrag als onkostenvergoeding uitkeren, net zoals bij de kleine vergoedingsregeling.  De regels en grensbedragen per dag en jaar voor de vrijwilligersvergoeding en de kleine vergoedingsregeling voor kunstenaars verschillen van elkaar en kunnen op dezelfde dag niet gecombineerd worden.  Als opdrachtgever moet je een keuze maken en moet je beoordelen welke regeling toepasbaar en interessant is.

 

Het Contract

Als opdrachtgever van een zelfstandig kunstenaar hoef je geen werkgeversverplichtingen op jou te nemen.  De kunstenaar dient zich zelf in orde te stellen.
Het is aangewezen dat je in het contract, de kunstenaar laat bevestigen dat hij geregistreerd is als zelfstandige en alle wettelijke verplichtingen in dat verband naleeft.
Heel wat kunstenaars werken via een vzw.  In het contract dien je aan te geven wie de sociale verplichtingen voor de kusntenaar op zich neemt, de vzw ofwel de organisator.


Aandachtspunten
bij de opmaak van een contract:

  • naam, adres en contactgegevens van alle partijen in het contract opnemen,
  • omschrijving van de geleverde dienst of goederen (soort muziek of muziekwerken, werken die tentoongesteld zullen worden),
  • prijs, al of niet inclusief BTW en verplaatsingskosten, betalingswijze en termijn,
  • datum of periode, aanvangsuur en duur van de prestaties, openingsuren bij een tentoonstelling, eventuele kosten bij een verlenging,
  • podium: technische fiche, aankomstuur, opstelling
  • geluid: bijvoorbeeld P.A. (public adress)
  • licht
  • geluidsniveau en geluidshinder
  • bij tentoonstellingen: afspraken over op - en afbouw, verzekering, bewaking, onderhoud en eventueel voorkooprecht voor de organisator,
  • locatie en eventuele vereisten daaromtrent,
  • afspraken rond eventuele verkoopsbemiddeling door de organisator (bij tentoongestelde werken en opnames),
  • vervoer van personen en materiaal,
  • afspraken over promotie en publiciteit (vorm, oplage, timing),
  • vrijkaarten voor de kunstenaars,
  • tijdelijke overdracht van auteursrechten, omvang en eventuele vergoeding, bijvoorbeeld voor promotiemateriaal en catalogi,
  • personeel dat de kunstenaar nodig heeft voor de techniek, opbouw en afbraak,
  • catering: maaltijden en drank,
  • opschortende voorwaarde die het je mogelijk maakt het evenement wegens onvoorziene omstandigheden te annuleren zonder dat je een vergoeding verschuldigd bent,
  • hou er rekening mee dat een minderjarige nooit een contract mag ondertekenen! 

Meer info over contracten met artiesten vind je onder meer op de website van poppunt .