Spijs en drank

Om de organisatie van een evenement financieel rond te krijgen, worden meestal spijs en drank aangeboden.  'Bezint eer ge begint' is hierbij de boodschap.  Met de juiste voorbereidingen en veiligheidsmaatregelen, vermijd je een financiële kater.

 

Vergunningen

Voor het schenken van sterke dranken heb je een bijkomende vergunning nodig.  Dit kan je aanvragen met 'het formulier 240i' bij het plaatselijke kantoor Douane en Accijnzen.  Deze vergunning is gratis.
Als sterke drank worden die producten beschouwd met een alcoholgehalte van tenminste 22°, zoals bijvoorbeeld whisky of wodka.  Voor bepaalde aangelengde dranken zoals whisky-cola, cocktails, jenevers en alcoholpops met een laag alcoholpercentage heb je een vergunning voor sterke drank nodig.
De belangrijkste uitzonderingen zijn bieren en wijnen met een alcoholgehalte van minder dan 22° of producten op basis van bier of wijn, zoals porto en sherry.

Als je een evenement organiseert waarbij je voedingsmiddelen aanbiedt, in een niet – vergunde infrastructuur, kan men een vergunning eisen voor de verkoop van voedingsmiddelen.  De controles gebeuren door het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV).  Zij voeren een realistisch beleid.  Voor een mosselsouper, fuif of wijkfeest hoef je geen vergunning aan te vragen.

De bestelling

Als je het grootschalig ziet, doe je best een beroep op een professioneel cateringbedrijf.  Vraag daarvoor verschillende prijsoffertes op maar zorg er voor dat deze gelijkaardige informatie bevatten.
Wil je met een tijdelijke tapinstallatie werken, let er dan op dat het koelen van dergelijke installaties veel tijd in beslag nemen.  Hou ook rekening met het volgende:

  • hoe groter het aanbod, hoe moeilijker voor de medewerkers,
  • de hoeveelheid (maak gebruik van de ervaring van de leverancier),
  • gepaste bekers en glazen,
  • voorzie terugnameplicht van het overschot voor de leverancier. 

Barbeheer

Vermijd een financiële kater.  De ervaring leert dat je winst meestal 20 tot 25% lager ligt dat wat je verwacht.  Een goed barbeheer is heel belangrijk.  Let daarbij op het volgende:

  • zorg voor originele drankbonnen,
  • spreek vooraf af met je medewerkers over het aantal bonnen die zij krijgen en verdeel deze voor het evenement,
  • werk met een taptoog en een doorgeeftoog; in de zone tussen beide togen, staan de medewerkers die de drank aanreiken en de betaalmiddelen 
    ontvangen,
  • voorzie een gesloten doos met een gleuf om de bonnetjes in te stoppen en zie er op toe dat deze consequent gebruikt wordt,
  • Zorg voor ervaren 'tappers',
  • maak een stock op voor en na het evenement en duid iemand aan die verantwoordelijk is voor het aansluiten van de vaten en het vullen van de 
    koelkasten.

Te veel gedronken?

Dronken personen kunnen je evenement ernstig verstoren.  Ontzeg dan ook de toegang tot je evenement aan dronken personen.  Tijdens het evenement kan je ook aan personen in dronken toestand vragen om het evenement te verlaten.  Dreigt er gevaar, schakel dan de politie in.
Wettelijke regels bij het schenken van alcohol:

  • het is verboden om alcoholische drank te schenken aan jongeren onder 16 jaar,
  • het is verboden om sterke drank te schenken aan jongeren tussen 16 en 18 jaar,
  • het is verboden om alcoholische dranken te schenken aan personen die zich in een dronken toestand bevinden.

Overtreed je deze regels, riskeer je boetes en het stil leggen van jouw evenement.

 

Veilig voedsel

Als organisator dien je jouw spijs en drank op een gepaste manier te bewaren. 
Enkele tips:

  • zorg voor voldoende koelruimte en koeling,
  • de medewerkers dienen de ruimte proper te houden en hun handen kunnen wassen en drogen.  De ruimtes waar het eten bewaard en verhandeld 
    worden, dienen gescheiden te zijn,
  • duid een verantwoordelijke voor de hygiëne aan. 

Organisatie

Stel een draaiboek op met daarin per taak, het tijdstip en de medewerkers die ervoor verantwoordelijk zijn.  Dit draaiboek kan ook als check – list dienen voor de dag zelf.  Nog enkele tips:

  • zorg voor voldoende wisselgeld en veilige kassa,
  • laat de medewerkers, eenvormige en kenmerkende kledij dragen (bijvoorbeeld T-shirt),
  • zie er op toe dat de medewerkers niet dronken of high worden,
  • maak duidelijke afspraken over het einduur van de bonnenverkoop en het schenken van drank.

Opruimen

Organiseer het opruimen meteen na het evenement en bereid ook dat aspect van de organisatie voor.  Spreek dus op voorhand af wie, wanneer opruimt en maak afspraken met de eigenaar van de plaats waar je evenement plaatsvindt.